De mentale batterij

Dit artikel schreef ik voor de Interpres, het blad van de NBTG. Het kwam uit in april 2019.
Leestijd: 4 minuten

Werken zonder agenda: ik kan me niet voorstellen dat dat zou kunnen als zzp’er. Ouderwets met pen en papier of digitaal; ieder heeft zijn eigen methode. Plannen hoort erbij als je niet met vaste kantoortijden werkt en dat vergt flexibiliteit. In combinatie met dagelijks variërende opdrachten houdt het me scherp, maar brengt het ook de nodige uitdagingen met zich mee. Mijn dilemma zit niet in de planning zoals ik die maak, maar in de rek die er - soms ongewenst - in wordt aangebracht. Het dilemma dat ik wil voorleggen is (de kans op) uitloop in opdrachten.

Voor mij is het dilemma meerledig, waarbij verschillende perspectieven mijn beslissingen leiden en ik ga deze aspecten ook gescheiden behandelen, omdat er andere overwegingen bij komen kijken. Als we als eerste kijken naar iets dat iedereen wel eens overkomt, namelijk onverwachte uitloop, merk ik dat ik nog bijna niet één keer heb gezegd tegen een klant dat ik niet blijf. Vaak is het noodzaak omdat een gesprek nog niet afgerond is, maar waarvan het onderwerp niet kan wachten tot de volgende keer, of is men al bij de laatste punten van een vergadering die er nog wel even bij moeten kunnen. Ik plan praktisch standaard extra tijd in tussen twee opdrachten, dus lichte uitloop kan er wel bij, maar het is vaker dan zelden dat het echt flink uitloopt. Op het moment dat ik eigenlijk al mijn jas aan moet hebben bijvoorbeeld, dat ik nog naar de klant gebaar dat ik echt moet gaan en aanstalten maak om op te staan, maar het gesprek het nog niet echt toe laat. Hoe zou het voelen om dat gewoon te doen, gedag te zeggen en de deur achter me dicht te trekken? Geen idee, want zoiets doe ik (nog) niet: als ik me verplaats in mijn klant zou ik dat vreselijk gênant vinden. Ik merk dat hierin bij mij twee waarden botsen, namelijk de verantwoordelijkheid van op tijd zijn op mijn volgende afspraak, of dat nu privé of werk is, én respect voor mijn klant en diens situatie waarin ik tolk. Dat tweede is mogelijk een reden waarom ik wel vaker over mijn grens heen ga en niet duidelijk tijdens de situatie aangeef dat ik weg moet: als ik zelf elke minuut zou moeten inplannen wanneer en hoe lang ik met iemand wil communiceren en daarin gefaciliteerd of belemmerd word door een derde partij, zou ik gefrustreerd raken. Het voelt gevangen, als ik niet de regie heb in mijn eigen gesprek. Als mijn klant zich zo zou voelen bij een opdracht die ik tolk, dan zou ik me dat wel aantrekken.

Uitloop heeft niet alleen op mijn tijdsplanning een vervelende invloed, maar ook op mijn kwaliteiten. Tijdens het werk verdeel ik mijn energie over de tijdsduur van de opdracht zoals die is aangevraagd en zodra het uitloopt zijn mijn mentale reserves al op hun minimum. Ik heb eens aan een klant met een analogie uitgelegd hoe ik zo’n werkdag indeel: mijn energie is als een glas onder een openstaande kraan, die aan gaat zodra ik begin met tolken. Met een pauze gaat de kraan even uit, maar het glas blijft gevuld; de ruimte erin is beperkt. Ik bepaal zelf hoe hard ik de kraan laat lopen en dat doe ik aan de hand van mijn verwachte eindtijd. Zodra ik niet meer weet wanneer ik mag stoppen en niet weet hoe lang ik kan doorgaan, kan het gebeuren dat het glas overloopt.

Tolken weten dat er kans is op uitloop en het valt me op dat klanten hier ook steeds bewuster van zijn. Dit is op zich een goed teken, want zo kunnen ze in hun aanvraag vast de vermelding doen dat er uitloop mogelijk is en komt dat niet onverwacht. In eerste instantie niks mis mee, maar ik mis vaak wel de tijdsindicatie van hoe lang die uitloop kan zijn. Het is lastig om een inschatting te maken van de duur van een afspraak of gesprek, dat wil ik zeker niet ontkennen. Ik vraag me alleen af hoe ik moet plannen op een open afspraak. Hoe kan ik andere opdrachten of (privé) afspraken afstemmen als ik niet weet hoe lang ik ergens moet zijn? Om maar niet te spreken van het ondernemers-stemmetje in mijn hoofd, dat zich zorgen maakt of ik wel genoeg werk, want als ik bij opdracht X rekening houd met uitloop, kan ik opdracht Y niet aannemen, terwijl opdracht X wel kan eindigen voor de aangegeven uitloop, waardoor ik dan inkomsten ‘misloop’. Ik wil dus niet alleen kunnen plannen vanwege het overzicht, maar grotendeels ook omdat het uiteindelijk wel bepaalt hoeveel brood er op de plank komt. Ik zou het jammer vinden als ik op een gegeven moment opdrachten ga mijden waarbij wordt aangegeven dat die kan uitlopen, omdat ik dat te veel onzekerheid met zich mee vind brengen.

Voor mij valt de verantwoordelijkheid die ik draag voor het uitvoeren van mijn opdrachten en een juiste dienstverlening aan mijn klanten onder professionaliteit. Dat is een belangrijke waarde die heel breed in te vullen is. Maar dat houdt dus in dat ik bij klant A optimaal kan afronden en bij klant B op tijd aankom... en hoe graag ik ook iedereen wil pleasen, dat kan niet in een situatie waarin de tijd te krap is. En dan is het maar net hoe en door wie het bekeken wordt, of mijn gemaakte keuze als professioneel wordt betiteld. Ik probeer zo veel mogelijk te ondervangen door te plannen: dat omvat dus ook een appje vooraf naar de klant als ik weet dat ik absoluut niet kan uitlopen bij de opdracht. Dan ben ik daarin tenminste duidelijk geweest. En ondanks dat er altijd verrassingen kunnen komen, blijft voor mij belangrijk dat ik achter mijn keuze sta en streef naar een win-win situatie waarin iedereen tegemoetgekomen wordt en niemand de dupe wordt van de situatie. En ja, dat geldt ook voor mij.